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Mientras empresas, universidades, hospitales, instituciones y organismos discuten si deben incorporar inteligencia artificial, muchos de sus trabajadores ya la utilizan todos los días. El verdadero problema empieza cuando quienes conducen las organizaciones prefieren ignorar esa realidad en lugar de establecer reglas, capacitar y promover un uso responsable.
La inteligencia artificial no está esperando una resolución de directorio. No aguarda una reunión de comisión directiva, un expediente administrativo, un presupuesto específico ni la aprobación formal de una autoridad. Ya está adentro. Está en el teléfono del empleado que utiliza ChatGPT para resumir un documento. En el profesional que consulta un PDF con una herramienta de inteligencia artificial. En el administrativo que mejora un correo. En el periodista que ordena información. En el docente que prepara material para una clase. En el médico que utiliza un asistente para comprender documentación técnica.
Muchas instituciones todavía dicen que “no implementaron inteligencia artificial”. Probablemente sea falso. Quizás la conducción todavía no la implementó. Los empleados, en cambio, posiblemente sí. Y esa diferencia es cada vez más importante.
La IA está entrando desde abajo
Un reciente estudio de la University of Konstanz sobre utilización de inteligencia artificial en el ámbito laboral muestra precisamente este fenómeno. Entre quienes utilizan IA en su trabajo, sólo el 55% señaló que la herramienta principal había sido introducida oficialmente por su empleador. Eso significa que una proporción muy significativa de trabajadores está incorporando estas tecnologías por iniciativa propia.
El fenómeno tiene incluso un nombre: shadow AI. Ocurre cuando los empleados utilizan herramientas de inteligencia artificial para tareas laborales sin que exista necesariamente una implementación institucional, una política definida o incluso conocimiento por parte de quienes conducen la organización.
Durante décadas, la incorporación de tecnología funcionó generalmente de arriba hacia abajo. Una empresa compraba un sistema, lo instalaba, capacitaba a sus trabajadores y finalmente comenzaba a utilizarlo. Con la inteligencia artificial generativa el proceso muchas veces se dio exactamente al revés. Primero el trabajador encontró ChatGPT, Gemini, Claude, NotebookLM u otra herramienta. Después descubrió que podía utilizarla para hacer mejor o más rápido una tarea. La incorporó a su rutina. Y recién después —si alguna vez ocurre— la institución comenzó a discutir qué hacer con la inteligencia artificial.
El silencio institucional no impide el uso
Aquí aparece uno de los mayores errores que pueden cometer quienes conducen una organización: creer que, si no hablan de inteligencia artificial, la inteligencia artificial no existe dentro de la institución. Un hospital puede no haber aprobado oficialmente ningún sistema de IA y, al mismo tiempo, tener médicos, residentes, administrativos o farmacéuticos utilizándola. Una universidad puede no tener una política institucional mientras profesores y estudiantes recurren cotidianamente a estas herramientas. Una institución puede no haber debatido reglas mientras sus asociados y empleados ya utilizan asistentes de IA para preparar documentos, analizar normativa o redactar comunicaciones. Una empresa puede no haber comprado ninguna licencia corporativa y tener decenas de empleados trabajando con cuentas personales.
Entonces aparece una situación paradójica. Las autoridades creen que están postergando la implementación de inteligencia artificial. En realidad, lo único que están postergando es la gobernanza de una tecnología que ya está siendo utilizada.
Hacerse el desentendido también es tomar una decisión
Muchas conducciones institucionales enfrentan el tema con una estrategia implícita: no prohiben, pero tampoco regulan. No impulsan. No capacitan. No establecen límites. No definen qué herramientas están permitidas. No explican qué información puede cargarse y cuál no. No determinan quién debe verificar las respuestas. No establecen responsabilidades. Y tampoco preguntan qué están haciendo realmente sus empleados.
Es una manera cómoda de administrar el problema: mientras no exista una decisión formal, parecería que tampoco existe responsabilidad institucional. Pero la tecnología sigue utilizándose. Y entonces cada trabajador termina creando su propia política de inteligencia artificial.
Uno anonimiza documentos antes de cargarlos. Otro no. Uno verifica todas las respuestas. Otro confía automáticamente. Uno evita introducir datos personales. Otro pega nombres completos. Uno utiliza una cuenta institucional. Otro una cuenta gratuita personal. Uno conoce las limitaciones de estos sistemas. Otro cree que, si ChatGPT escribió algo con seguridad, debe ser verdadero. El resultado es absurdo: una institución puede terminar teniendo tantas políticas de inteligencia artificial como empleados utilizan inteligencia artificial.
Prohibir tampoco resuelve demasiado
La respuesta no debería ser simplemente prohibir. En muchas organizaciones sería, además, difícil de controlar. Las herramientas están disponibles desde cualquier computadora personal o teléfono. Y utilizadas correctamente pueden aportar ventajas reales: ordenar información, resumir documentos, preparar borradores, analizar datos, acelerar búsquedas, automatizar tareas repetitivas y mejorar determinados procesos.
El desafío es otro: pasar del uso improvisado al uso responsable. Eso requiere liderazgo. Y fundamentalmente requiere aceptar algo incómodo: probablemente la conversación institucional sobre inteligencia artificial está llegando después que la tecnología. No hay que decidir si la IA va a entrar. En muchos casos ya entró. Hay que decidir cómo se va a utilizar.
Las instituciones necesitan reglas simples y claras
No hace falta comenzar redactando un manual de cien páginas. Una política inicial podría responder preguntas bastante elementales: ¿Para qué tareas se puede utilizar inteligencia artificial? ¿Qué información nunca debería cargarse en una plataforma externa? ¿Se pueden introducir datos personales? ¿Y datos de pacientes? ¿Información contable? ¿Documentos internos? ¿Información confidencial de clientes? ¿Qué herramientas están autorizadas? ¿Las respuestas deben ser verificadas? ¿Quién sigue siendo responsable del resultado final? ¿Qué usos requieren supervisión humana? ¿Qué ocurre cuando la inteligencia artificial interviene en una decisión que puede afectar a otra persona?
Son preguntas básicas. Sin embargo, muchas organizaciones todavía no pueden responderlas.
Antes de capacitar, habría que preguntar
Existe además otra oportunidad. Cuando una institución decide finalmente capacitar a su personal en inteligencia artificial suele comenzar enseñando herramientas. Quizás debería comenzar de otra manera: preguntando.
Una encuesta interna y anónima podría revelar mucho más que una presentación sobre prompts. ¿Utilizás inteligencia artificial para trabajar? ¿Qué herramientas? ¿Para qué tareas? ¿Subís documentos? ¿Qué tipo de información contienen? ¿Utilizás una cuenta personal o institucional? ¿Verificás los resultados? ¿Tu responsable conoce ese uso? ¿Existe alguna regla interna?
Es posible que algunas autoridades se sorprendan con las respuestas. También permitiría que una capacitación deje de hablar de una organización imaginaria para trabajar sobre los problemas reales de esa organización.
El riesgo de no hacer nada
La falta de una política institucional no elimina el riesgo. Lo distribuye. Y muchas veces lo traslada hacia el empleado que tiene que decidir por su cuenta qué puede hacer y qué no. Eso puede generar problemas de privacidad, confidencialidad, seguridad de la información, calidad de los datos, propiedad intelectual y responsabilidad profesional.
Pero también genera otra pérdida menos visible. La organización desaprovecha conocimiento que ya existe entre sus propios trabajadores. Quizás hay empleados que encontraron formas muy eficientes de utilizar estas herramientas. Quizás resolvieron tareas que podrían mejorarse en toda la institución. Quizás descubrieron nuevos procesos. Pero como nadie pregunta, esas experiencias quedan aisladas. Cada uno aprende por su cuenta. Cada uno comete sus propios errores. Cada uno inventa su método. Y la institución no aprende nada.
El desafío ya no es tecnológico
Los modelos continuarán mejorando. Aparecerán nuevas herramientas, agentes capaces de ejecutar tareas, sistemas conectados a documentos internos y automatizaciones cada vez más sofisticadas. La dificultad principal probablemente no sea acceder a esa tecnología. El verdadero desafío será organizacional: capacitar, definir responsabilidades, proteger información, evaluar resultados, establecer límites, compartir buenas prácticas y decidir dónde realmente tiene sentido utilizar inteligencia artificial.
Por eso quizá la pregunta que deberían hacerse hoy quienes conducen instituciones no sea: “¿Cuándo vamos a implementar inteligencia artificial?” Debería ser otra: “¿Qué está haciendo ya nuestra gente con inteligencia artificial mientras nosotros todavía creemos que no la implementamos?”
Porque mirar para otro lado también es una política. Sólo que probablemente sea la peor diseñada de todas.
Diego L. Roveretti
Periodista/Capacitador
Ha desarrollado capacitaciones orientadas al uso práctico de IA generativa en distintos ámbitos profesionales (CGCET, CPCSE, FEPUT, Círculo Médico del Sur, Colegio de Farmacéuticos y diversas empresas) con especial foco en la redacción, organización de información, análisis de documentos, comunicación clara, automatización de tareas y criterios de uso responsable.
Su trabajo se centra en acercar la inteligencia artificial a profesionales no especializados en tecnología, con una mirada práctica, accesible y crítica, poniendo énfasis en sus posibilidades concretas, sus límites, los cuidados necesarios y la importancia del criterio humano en cada decisión.
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- Correo electrónico:droveretti@gmail.com